En octubre del año 2024 se aprobó en Costa Rica la ley denominada “Ley para establecer el correo electrónico como medio de notificación para las sociedades mercantiles”, la cual, en resumen, obliga a las sociedades a mantener de forma permanente un correo electrónico para notificaciones judiciales y administrativas.
Esta ley, obligaba al Registro Público de Costa Rica a establecer un proceso para que las sociedades inscriban este correo electrónico; al efecto, el Registro Público emitió, en junio del 2025, la Directriz DPJ-cero cero dos-dos mil veinticinco de la Dirección del Registro de Personas Jurídicas.
De conformidad con esta directriz, se debe proceder con la inscripción del correo electrónico para notificaciones en el Registro Nacional de todas las sociedades ya inscritas. El trámite se realiza mediante el otorgamiento de una escritura pública en la cual debe comparecer el representante legal o apoderado de la sociedad, o bien, mediante la protocolización de un acta de asamblea de socios en la cual se tome el acuerdo de señalar este correo electrónico. El trámite se encuentra exento de gastos de Registro (en el tanto ese sea el único acto a realizar).
El plazo para realizar esta inscripción de correo electrónico es de un año a partir del 04 de junio de 2025; después de esta fecha, el Registro Nacional no inscribirá documentos de sociedades que no hayan realizado el trámite.
De igual forma, toda nueva sociedad que se constituya, deberá incluir en la escritura de constitución, el respectivo correo electrónico para notificaciones.
A la hora de elegir la dirección de correo electrónico a utilizar para estos fines, es importante que esa dirección sea una general de la empresa, no de una persona específica y es recomendable que dicha dirección sea re-dirigida a varias personas. Esto, con el fin de evitar el proceso de cambio de direcciones en el Registro Público cada vez que una persona sale de la organización y que no exista una única persona a cargo de la revisión, ya que los plazos para contestar empezarán a regir a partir del envío del correo, independientemente de que si la persona que lo recibe estaba de vacaciones, incapacitada o simplemente no lo vio a tiempo. Además, la organización debe implementar un procedimiento interno sobre cómo reaccionar en el caso de recibir una notificación por medio de este correo, recordando además a las personas a cargo, los deberes de confidencialidad que ese tipo de notificaciones implican.
Adicional a esto, se debe considerar que es posible que estas direcciones se conviertan en una forma de mercadeo general, así que quienes reciban estos correos, deben tener la capacidad de diferenciar esos correos spam y los importantes y a quién informar en caso de que llegue una notificación.
Por Carla Baltodano Estrada
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